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公開日:2022.12.16

最終更新日:2022.12.09

企業イベントはオンラインかオフラインか?企画ポイントをそれぞれご紹介

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ステージ上のマイク|企画|イベント|オフライン

オンラインが急増中の企業イベントですが、イベント規制も少しずつ緩和され、臨場感を体感できるオフラインイベントもまた注目されています。

 

本記事では企業イベントの種類、方法、成功の秘訣など、オンラインとオフラインそれぞれにポイントを絞ってご紹介します。

目次

なぜ企業イベントが必要なのか?

イベント会場の客席|企画|イベント|オフライン

企業イベントは、対外的にはPR活動の一環として、社内的にはコミュニケーション創出の場として重要な取り組みです。

 

たとえば、対外的には新製品発表会といったプロモーションイベントが、社内的には社員総会が思い浮かぶでしょう。

 

イベントを始点に、認知拡大や新規顧客の開拓、チームビルディングにつながるため、企業活動の中でも重要な位置づけにあるのが企業イベントです。

 

とくに近年は、従業員エンゲージメントを重視する企業が増えていることから、社内イベントに力を入れる企業が増えています。

 

定期的なイベント開催は、企業と社員の信頼や関係性の強化へとつながりますので、チーム力の強化に期待できるでしょう。

イベントの種類

スピーチをする男性|企画|イベント|オフライン

企業イベントは大きく分けて、一般向けイベントと社内向けイベントがあります。

 

各イベントの種類は以下のとおりです。

 

一般向けイベントの種類

●PRイベント

●授賞式

●カンファレンス

●株主総会

 

社内向けイベント

●キックオフミーティング

●社員総会

●表彰式

●納会

●運動会

 

それぞれ細かく見ていきましょう。

一般向けイベント

一般向けイベントは、新商品発表や授賞式といった一般に公開されているイベントです。

 

これまではメディアや関係者のみを対象としたプレス発表が中心でしたが、最近はオンラインで誰でも視聴できるケースが増えてきました。

 

特定の人だけでなく、多くの人が参加・視聴できる傾向にあることから、より作り込まれたコンテンツ・演出が見られるようになっています。

 

PRイベント

一般向けの企業イベントとしてまず挙げられるのが、新商品発表会や記者発表会といったPRイベントです。

 

毎年恒例になっているAppleの新商品発表はよく知られるところでしょう。

 

メディアを呼び大々的な発表が行われるイベントや、新商品の宣伝も兼ねて実施される期間限定のポップアップストアもここに該当します。

 

授賞式

PRイベントと同様、企業イベントとして一般的なのが授賞式です。

たとえば、グッドデザイン賞が有名ですが、企業の垣根を越えるため注目度も高くなります。

 

また、授賞式は開催そのものが主催企業のブランディングや業界そのものの盛り上げにつながるため、豪華で凝った装飾・演出がされることが多いです。

 

カンファレンス

近年、開催が増えてきているのが、カンファレンスです。

 

たとえば、画像編集などデザインツールで有名なAdobeといったソフト・サービス系の企業が自社サービスの活用法を提案するイベントがあります。

 

カンファレンスは、企業が専門的な情報を業界内に伝えるために開催したり、業界の知名度向上のために一般向けに開くケースが多いです。

社内向けイベント

社内向けイベントは、企業が社員のコミュニケーションの活性化やモチベーションアップ、チームワーク強化のために、定期的に開催することが多いです。

 

また、コロナ禍の影響でオンライン開催が増えており、全国に事業所がある企業でも地域を越えて交流できるようなイベントを開いています。

 

キックオフミーティング

キックオフミーティングは期初に開催されるイベントです。

多くの場合は全社員が参加する社内イベントで、企業によっては数千人規模になることもあるでしょう。

 

これから始まる期に向けての営業目標や会社が目指すビジョンを全社員に一気に伝える大切な機会であり、会社のトップによるプレゼンが行われることも多くなっています。

 

社員総会

社員総会は、キックオフミーティング同様、期初に開催されるイベントです。

 

キックオフミーティングと比べると少し堅い印象を受けるかもしれませんが、懇親会とセットで開催する企業が多く、社員の交流を促しています。

 

表彰式

主に期末に行われる、その期に活躍した社員を表彰する社内イベントが表彰式です。

 

企業にとっては、社員のモチベーションアップや成長のためのナレッジの共有、社内コミュニケーションの活性化などの役割を持つ重要なイベントとなっています。

 

納会

納会は、年末・年度末に行われる全社員対象のイベントです。

一年の奮闘を称え、労う意味も込めて表彰式と同時開催されるケースも多くなっています。

 

納会は、前半と後半の緩急のバランスが重要です。

基本的に、前半は一年の総括を、後半はケータリングを用意するなどで打ち上げのように実施します。

 

運動会

社員同士の交流や団結心を高めるために開催されるイベントの一つが運動会です。

近年のコロナ禍の影響で、オンライン運動会を開催する企業も増えています。

 

当社では、オンライン運動会の企画・運営も行っており、オンラインであっても満足度の高い内容にするため、運動会の要素とクイズの要素をミックスさせたプログラムをご提案しております。

 

たとえば、

●スマホの歩数計機能を活用した「シェイクシェイク」

●コミュニケーションを創出する「3択クイズ」

●早口言葉を噛まずに言える人は誰かを当てる「リアルタイムクイズ」

 

など、運動強度があるものや、参加者同士で交流できるものを組み合わせたコンテンツをご用意しています。

 

「オンライン運動会は初めての開催」という企業様からも「子どもから大人まで楽しめるイベントになった」とご好評いただきました。

 

運動会は、部署や支店の垣根を越えてチームを組み、協力して取り組めるため、自然に社員同士の交流を深めることができます。

 

「社員の交流を深め、チームワークを強化したい」という企業には特におすすめの社内イベントです。

イベントの実施方法

オンライン用の器材|企画|イベント|オンライン

ここからは、イベントの実施方法について紹介していきます。

 

オンラインとオフラインでそれぞれの実施について必要なことを紹介していきますので、参考になさってください。

オンラインイベント

オンラインイベントの場合は、インターネット環境があればどこでも開催可能です。

遠方の参加者も気軽に参加できます。

 

オンラインイベントの実施については、以下の準備が必要です。

 

●オンラインツールの選定

●プログラムの決定

●イベントの告知

●通信環境等のチェック

 

オンラインイベントの場合は、事前に通信環境や使用するツールのチェックが重要になります。当日、「不具合で音が入らなかった」ということにならないようにしましょう。

オフラインイベント

オフラインイベントの場合は、会場を用意し、ステージを設置していきます。

その場の臨場感を参加者と共有することができるため、一体感を創出できるでしょう。

 

オフラインイベントの実施については、以下の準備が必要です。

 

●参加人数の決定

●会場の選定・下見

●プログラムの決定

●イベントの告知

●会場の設営

 

オフラインイベントの場合は、会場を用意する必要があることから参加人数が限られます。

事前に想定する参加人数を決めた上で、会場の選定を行いましょう。

イベントの企画ポイント

ポイントのイメージ画像|企画|イベント

イベントは、目的を明確にして企画を練り、いかに具体的な計画を立てられるかによって、その成否を大きく左右するといっても過言ではありません。

 

イベントを成功に導くために押えておくべきポイントをオンラインの場合とオフラインの場合でそれぞれ解説します。

オンラインの場合

オンラインイベントを企画する際のポイントは以下のとおりです。

 

●参加者が飽きない内容を意識する

●視聴画面を工夫する

●文字情報を詰め込みすぎないようにする

 

オンラインイベントはどちらかというと、その場の臨場感を味わいにくく、参加者は集中を保つことが難しいでしょう。そのため、参加者を飽きさせない工夫をする必要があります。

 

また、オンラインイベントでは画面から多くの情報を得るため、視聴画面についても配慮が必要です。

 

その際、登壇者の背景を統一したり、文字情報を入れすぎないようにすると、参加者はコンテンツに集中しやすくなります。

オフラインの場合

オフラインイベントを企画する際のポイントは以下のとおりです。

 

●適切なレイアウトを設計する

●季節に合った内容にする

●人員配置を入念にしておく

 

オフラインでは会場を用意してイベントを開催するため、受付場所や各ブースの設置など、イベントに合わせたレイアウト設計が重要です。

 

また、オンラインと違い、季節感が重視されます。たとえば、夏の暑い時期に運動会を開催しても参加したいと思う人は少ないでしょう。

そのため季節にあったイベントを企画し、参加者の関心を惹くような工夫をすることがおすすめです。

 

さらに、一カ所に大勢が集まるイベントではセキュリティ面も気をつけなければなりません。適切な場所に必要な人員を配置できるように入念な準備をしていきましょう。

イベントは自社企画?企画会社に依頼?

悩むスーツの女性|企画|イベント

イベントの開催を検討するときに、「自社企画か企画会社に依頼するかの判断に迷う」というケースもよくあるでしょう。

 

自社で企画する場合、やり取りは社内の担当者がメインになりますので、スピーディな対応が可能です。また、ノウハウを蓄積できるというメリットがあります。

 

ただし、イベント企画の準備に多くの手間と時間がかかります。

 

イベント企画は、「目的が何か・誰に向けたイベントなのか」を踏まえた上で、企画立案することが必要です。自社で全て対応する際は、企画の段階で苦慮するケースが多くあります。

 

その点、イベントを企画会社に依頼する場合は、企画から運営までイベントに関する業務のほとんどをサポートしてもらうことが可能です。

 

また、イベント企画会社では、マーケティング戦略や集客ノウハウが豊富ですので、企業側も参加者も満足度の高いイベントになるでしょう。

まとめ

今回は、企業イベントについて、オンラインの場合とオフラインの場合とで、種類や実施方法、ポイントを紹介しました。

 

当社では、企画・運営からプロの司会者手配、ケータリングの用意まで企業様のご要望に合わせた幅広いサポートが可能です。イベントの開催の際にはお気軽にお問い合わせください。

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