一般的な「会議」には堅苦しいイメージが伴い、業務効率やコミュニケーションに課題があることも多いのではないでしょうか。

そこで現在、非日常的で開放感のある環境で行う「オフサイトミーティング」が注目を集めています。

自社にオフサイトミーティングを取り入れる場合、あらかじめ概要などを理解・把握しておくとスムーズな実施が可能です。

本記事では、オフサイトミーティングの目的やメリット・デメリット、開催のポイントなどを解説します。

これから実施しようと検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフサイトミーティングとは

「オフサイトミーティング」とは、社内の会議室などで行われることが多い通常の会議とは異なり、ふだんの現場を離れた場所、つまり「オフサイト（off-site）」で行われる会議を指します。

気楽に、そしてまじめに雑談をすることをコンセプトとしており、リラックスできる空間で参加メンバー同士が率直な意見を自由に話し合う点が特長です。

海が見える会議室や芝生の上、湖の近くなど、非日常な環境で行うディスカッションがオフサイトミーティングの醍醐味と言えるでしょう。

通常の会議では分析や問題解決を主な目的としますが、オフサイトミーティングでは立場や役職を離れてじっくり話し合い、チームの強化を図ることを目的とします。

オフサイトミーティングのメリット

それでは、オフサイトミーティングを行うことでどのようなメリットがあるのでしょうか。

主なメリットとして下記の4つが挙げられます。

●新しいアイディアを引き出せる

●集中力が高まる

●コミュニケーションの促進につながる

●リフレッシュ効果がある

それぞれ解説します。

新しいアイディアを引き出せる

非日常な環境に身を置くだけで刺激になり、ふだん思い浮かばないようなアイディアを引き出せる点がメリットの一つです。

いつもとは異なる環境ややり方でミーティングを行うことで、従来の会議では気づくことができなかった点に着目できたり、新しい発想が生まれたりといった流れになるものです。

また、誰もが発言しやすいフランクな雰囲気なので、行き詰まっている問題がある場合でも解決案が出てくる可能性が高いでしょう。

集中力が高まる

職場や現場を離れて実施するオフサイトミーティングでは、社内で行う会議の時のように電話や来客、急ぎの用事などが入って中断されることがありません。

話し合いだけに落ち着いて取り組むことができるため、参加者の集中力が高まるといったメリットがあります。

コミュニケーションの促進につながる

ざっくばらんな雰囲気の中で自由に意見交換することによって、参加者同士のコミュニケーションが促進します。

また、通常あまり接点のない他部署の社員との交流も盛んになり、組織全体のチームワーク強化にもつながるでしょう。

リフレッシュ効果がある

オフサイトミーティングに合わせて社員旅行などを行う企業も多く、気分をリフレッシュする効果が高いです。

観光地を巡ったり、食事を楽しんだりといったレクリエーションを挟むことで、快適なミーティングが行えます。

オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングにはメリットが多い一方、デメリットもあるため、把握しておくことが重要です。

主なデメリットは下記の通りです。

●通常のミーティングより費用がかかる

●通常業務の調整が必要

●中身のないミーティングで終わる可能性がある

それぞれについて説明していきます。

通常のミーティングより費用がかかる

オフサイトミーティングを行う場合、貸し会議室やレンタルスペースなどの施設を借りる必要があります。

そのため、施設利用の費用がかかるのはもちろん、交通費や宿泊費がかかる場合も多いです。

社内の会議室を使う通常のミーティングでは必要のない費用がかかってしまう点がデメリットと言えるでしょう。

通常業務の調整が必要

会社以外の場所で行うオフサイトミーティングでは、通常のミーティングよりも移動時間などが多くかかりがちです。

また、業務や時間の調整がしやすく、参加しやすい社内ミーティングに比べ、事前の準備・調整が難しいといった面があります。

参加者にとって、通常業務の調整が必要となることを認識しておかなければいけません。

中身のないミーティングで終わる可能性がある

発言しやすい雰囲気の中で自由に意見が言えるところがオフサイトミーティングのメリットです。

ただしその反面、さまざまな声が上がりすぎることで結論に至らず、中身のないミーティングで終わってしまう可能性も高いと言えます。

単なる雑談で終わらないように、工夫する必要があるでしょう。

オフサイトミーティングを行う際のポイント

オフサイトミーティングを成功させるためには、ポイントを押さえて実施することが大切です。

ここでは、オフサイトミーティングを行う際のポイントを取り上げて解説します。

目的やテーマを明確にしておく

まずは、オフサイトミーティングを何のために行うのか、実施の目的と、その目的のためにどのようなテーマにするのかを決めておくことが重要です。

目的やテーマを明確にし、参加者全員に周知しておきましょう。

また、オフサイトミーティングでは、通常の会議のように特定の問題解決を図るより、意見を出し合いながら課題を見つけ、チーム全体で共有していく流れの方が向いています。

そのため、このような目的や内容に設定することをおすすめします。

メリハリのあるミーティングにする

ふだんよりくだけた雰囲気になるオフサイトミーティングでは、話が盛り上がり、テーマと関係のない方向に進んでしまうことも多いです。

時間だけが過ぎていくおそれもあるので、メリハリのあるミーティングを心がけましょう。

例えば、問題提起から結論までざっくりとした流れを作っておくと、スムーズな進行が可能です。

話し合いが行き詰まった場合は、アイスブレイクを取り入れるのもおすすめです。

最適な人数構成にする

通常の会議では特に参加人数が限定されませんが、オフサイトミーティングでは5人～10人が最適とされています。

人数が多すぎると全員の意見をまとめるのが難しくなり、少なすぎるとさまざまなアイディアが生まれにくくなるからです。

最大でも10人、最低でも5人程度に設定し、ミーティングの目的に応じた人数構成にすることが重要です。

進行役のファシリテーターを設ける

進行を円滑にするには、「ファシリテーター」を設けることも大切なポイントです。

ファシリテーターには、ミーティングの進行役として中立的な立場でサポートや意見調整を行い、意見交換を促す役割があります。

また、ファシリテーターが残り時間を参加者に伝えながら進めることで、メリハリのあるオフサイトミーティングが実現します。

まとめ

いつもと違う場所で行う「オフサイトミーティング」は、さっくばらんな雰囲気の中で自由に意見を出し合えることが特長の会議方法です。

新しいアイディアが引き出せたり、社内のコミュニケーションが深まったりといったメリットがあり、組織力の強化を図りたい時に効果的だと言えるでしょう。

従来の会議の見直しを考えている場合、オフサイトミーティングの導入をおすすめします。

ぜひ、今回の記事を参考に、検討してみてください。