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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
新型コロナウィルス感染防止対策により、リモートワークが普及したことをきっかけに
オンラインでのコミュニケーションが評価されるようになりました。
今やオンラインでの授業や会議が当たり前になってきており、入社式や内定式をオンラインで開催する企業が増えています。
しかし、どの企業もオンライン開催にあまり慣れておらず、まだまだノウハウの蓄積が必要な状況ではないでしょうか。
そこで本記事では、オンライン内定式について、必要な準備や当日の流れ、オンライン内定式を成功させるポイントを解説していきます。
目次
入社式・内定式はオンラインの時代に
オンライン内定式とは、Zoomなどのオンライン会議ツールを使い内定式を開催することです。
リモートワークの普及により、開催方法が見直されている入社イベントですが、これからはオンライン開催が主流となるかもしれません。
ここでは、オンライン内定式が普及した背景やメリットを紹介します。
コロナ禍により普及した新しいスタイル
新型コロナウィルス感染拡大の影響で対面での内定式の実施が難しくなったのを背景に、オンライン内定式を開催する企業が増えています。
内定式には、内定者の入社意識を高めたり、内定者の不安を払拭するといった効果が期待できます。
そのため、多くの企業は内定式を中止するのではなくオンラインで実施しているのです。
感染対策や経費削減のメリットがある
新型コロナウィルス感染拡大を防止する観点から、同じ場所に大人数が集まるイベントはリスクが大きいといえるでしょう。
オンライン内定式であれば、個々の自宅での参加が可能なため感染防止が図れます。
また、リアルでの開催と異なり、オンライン内定式は、会場費や運営スタッフの人件費、内定者の交通費などのコスト削減が可能です。
内定式の目的は？
オンライン内定式を企画する際、開催の目的を明確にしておくことが大切です。
内定式の目的には、以下のようなものが挙げられます。
・意思確認
・企業理解とモチベーションを高める
・企業への安心感を抱かせる
これら3つは内定式を開催する上で常に意識しておくべき重要な指標です。
以下で詳しく解説しますので、参考になさってください。
意思確認
内定式は内定者の入社意志を最終確認する大切な場です。
学生にとって社長や役員が同席する内定式に出席することは、内定を得た実感を持てるとともに、正式に入社の意思を示す機会となります。
つまり内定式の開催は、内定者が自社の一員となる実感を持たせる目的があるのです。
企業理解とモチベーションを高める
これから自社で勤務する内定者に対して、自社のビジョンについて詳しく知ってもらうことは仕事への取り組みにも影響するため重要です。
そのため、内定式では、自社の企業理念や事業内容、社風などを知らせる良い機会でもあります。
また、最近では、プログラムに既存の社員を組み込む企業も増えています。
内定者の決意表明を聞いたり、既存社員のプロフィールや業績を紹介したりすることで、相乗効果として双方の仕事に臨む気持ちに変化が現れることがあるからです。
内定式の場を内定者だけの式典とするだけでなく、既存社員も組み込むことでモチベーションアップにもつながります。
さらに生産性の向上・チームビルディングの強化にも期待できるでしょう。
企業への安心感を抱かせる
これから働き始める内定者は、「入社後の生活はどんな風になるのか」、「職場の人たちとうまくやっていけるか」、「仕事にすぐに慣れるだろうか」など、様々な不安を抱えていることでしょう。
内定式にはそのような不安を取り除く目的もあるのです。
オンライン内定式までの準備
ここからは、実際にオンラインで内定式を開催する際の準備について解説します。
日程、プログラムの作成
まずは、内定式の企画・運営を行う人事部と経営陣で意見のすり合わせをし、目的を決定します。
次にその目的に合わせたプログラムを決めましょう。
オンライン内定式の一般的なプログラムの例は、以下の通りです。
・開会挨拶
・社長や役員の挨拶
・社員から内定者に向けてのメッセージ
・内定者の質疑応答や決意表明など
・閉会挨拶
・懇談会
プログラムができたら、開催日を決めていきます。
内定者へ連絡
内定式の準備で忘れてはならないのが、内定者への連絡です。
内定者にとっては、はじめてで分からないことだらけで不安に思う学生も多くいます。たとえば、「服装はカジュアルでもいいのか、スーツなのか」など判断がむずかしいものです。
内定者の不安を払拭するためにも、会社側からメールなどでアナウンスするようにしましょう。
連絡事項として挙げられるのは、以下の項目です。
・入室時間
・服装
・用意するもの
・背景の設定
・タイムテーブル
など、なるべく細かな情報共有を心がけます。
通信環境の整備
オンラインで内定式を行う場合、参加者のネット環境やIT環境の整備が必須です。
なかには、事前にセットアップ済みのPCやポケットWi-Fiを支給する企業もあります。
円滑に式が進むよう、開催日が決まり次第連絡をして、参加者のネット環境について聞き取りをしておきましょう。
万が一、自社のネット環境やIT環境に問題があると分かった場合は、安定した通信ができるように事前に対処し万全な状態にして当日に備えます。
オンライン内定式の流れ
ここでは、オンライン内定式の基本的な流れとオンライン懇親会について紹介します。
基本的な流れ
オンライン内定式の基本的な流れは以下のとおりです。
・開会の挨拶
・社長、役員の挨拶
・内定書授与
・内定者自己紹介
・内定者代表の挨拶
・閉会の挨拶
具体的にどういったことをするのか順に説明します。
1.開会の挨拶
司会者より内定式の開会の挨拶を行います。
開会の挨拶では、まずは司会進行役自身の名前を名乗りましょう。
そして、厳粛にはっきりと開会を宣言します。
2.社長、役員の挨拶
社長や役員の挨拶では、肩書きと名前を呼びます。
紹介の順番など、内定者の前で挨拶する人とはしっかり打ち合わせしておきましょう。
ここでは、社長や役員から経営方針や今後のビジョン、内定者への期待などを伝えます。
3.内定書授与
内定証書は企業が内定者に対して内定を出したことを証明するものです。
対面での内定式の場合は1人ずつに手渡ししたり、代表者にまとめて手渡ししたりしますが、オンライン内定式の場合は、事前に内定者の自宅に送付することもあります。
また、内定証書授与は内定者には、自社の一員となる実感を持たせる目的がありますので、式のなかでも重要な位置づけの一つです。
4.内定者自己紹介
内定者自己紹介は、内定者同士がお互いの人間性を知るきっかけになります。
自分の同期となる人の人柄を知ることで、お互いのコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
5.内定者代表の挨拶
内定者の代表者が、謝意や仕事に対する熱意、指導のお願いなど、あらかじめ用意した誓詞を読み上げます。
6.閉会の挨拶
司会者より閉会の挨拶をします。
閉会後に懇親会などがあれば、その説明をして閉会を宣言します。
オンライン懇親会
オンライン内定式が終わったあとに、内定者が同期や既存社員と交流する場として、オンライン懇親会を取り入れる企業が増えています。
チームビルディングの観点からも、社員同士の絆を深める懇親会はおすすめです。
とくに参加者の自宅に食事や飲み物を配達できるケータリングサービスを活用すると、懇親会の一体感を演出できます。
食事を用意するときは、参加者が同じものを食べられるように準備するとよいでしょう。
それは同じものを食べることでオンラインであっても一体感が生まれ、会話のきっかけにもなるからです。
またZoom開催の場合、ブレイクアウトルームを活用して少人数グループで話す時間を設けたり、クイズやオンラインで楽しめるゲームを取り入れると、より活発にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
オンライン内定式成功へのポイント
オンライン内定式を成功させるためのポイントは、以下の3つです。
・通信環境を整える
・内定者への連絡の徹底
・内定者同士のコミュニケーションを図る
それぞれ以下で解説します。
通信環境を整える
まずは、スムーズな配信を行えるように自社の通信環境を整えておきます。
その際、内定者側にも事前にヒアリングし、もし通信環境が不十分な場合には内定者へのサポートも必要です。
また、大人数が参加する内定式の場合、通信環境に問題がないかを事前にテストしておき、当日に音声が聞こえないなどの不具合などで慌てることのないようにしましょう。
内定者への連絡の徹底
意外と見落としがちなのが、内定者への連絡です。
内定式まで何も連絡を取らないでおくと、内定者は不安になったり、入社する自覚が薄れたりして、最悪の場合、内定辞退ということもあり得ます。
連絡の手段はメールでもよいですが、密に連絡を取るためにチャットツールといったアプリの利用もおすすめです。
内定者同士のコミュニケーションを図る
内定者たちは今後同期として、切磋琢磨していく関係になります。
そのため、内定者同士がコミュニケーションを取り、一体感を感じられるものにしていきましょう。
たとえば、内定者自己紹介の際に少人数のグループに分け、時間を決めて全員に発言の機会を設ければ他の内定者のことを知るきっかけとなります。
コミュニケーションの場を創出するため、式の終了後にはオンライン懇親会を開催することがおすすめです。
懇親会では、内定者同士が協力して物事を成し遂げられたり、相互理解が深められる企画を用意しましょう。
オンラインでも楽しめるようなプログラムを行うと参加者の印象に残り、さらに素に近い状態で楽しめれば、より仲が深まります。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
オンライン内定式は、プログラム面においては、対面で行われるものと大きな違いはありません。
しかし、内定者同士の交流の難しさや懇親会が開催しにくいといった課題を抱える企業も多いかもしれません。
とくにオンライン懇親会でのレクリエーションや食事の準備を自社で全て行おうとすると、企画運営者の負担を懸念される方もいらっしゃるでしょう。
その場合、イベント運営会社に司会者からレクリエーションの内容、ケータリングの手配まで依頼するという方法もあります。
イベント運営会社は、参加者全員で楽しめるプログラムの提案から当日の盛り上げまで引き受けてくれる、イベントのプロです。
また、当日の不測の事態にも臨機応変に対応してくれますので、この機会にご検討してみてはいかがでしょうか。