企業、上司側からの問題点には下記の4つがあります。

●生産性の低下

●勤務時間の管理

●コミュニケーションの低下

●個人の評価や指導がしづらい

それぞれ解説していきます。

生産性の低下

これまでの働き方と異なり、テレワークでは主にオンラインを利用した業務になります。

連絡にはメールやチャットツールを使い、会議や打ち合わせにはオンライン通話システムを用いますが、非言語でのコミュニケーションが不足しがちです。

そのため、見落としや理解不足によるミスが出たり、連携がうまくいかなかったりすることで生産性が大きく低下するおそれがあります。

勤務時間の管理

従業員の正しい勤務時間が把握しにくいところも問題点の一つです。

多くの会社ではテレワークに勤怠管理システムを導入し、勤務時間を自己申告してもらうことで勤務時間を管理しています。

ただし、通勤の場合は出社・退社しているところを上司が目で見て確認できますが、テレワークではいつ仕事をしているのか目で見ることができません。

勤務時間はあくまで自己申告になるため、実際に勤務時間に仕事をしているかの判断は報告や仕事のアウトプットからになります。

「隠れ残業」などの問題が出る可能性もあり、何らかの対策が必要だといえます。

コミュニケーションの低下

テレワークでは、画面越しでの対話やテキストのみの会話になるため、実際に顔を合わせる機会が減少します。

上司と部下、同僚同士のコミュニケーションの頻度が下がることによって業務の連携が滞るなどのおそれがあります。

また、コミュニケーションが低下することで、周りから取り残されているといった孤独感を覚えるケースも多く、思わぬ退職リスクにもつながりかねません。

個人の評価や指導がしづらい

テレワークにおける人事評価は、通勤して仕事をおこなう時よりも難しいものになります。

従業員の業務態度を実際に見ることができず、仕事の成果につながる活動をどれくらいおこなっているのか判断できないからです。

特に、成果が定量化できないバックオフィス業務の評価では、不公平感を生む可能性もあります。

常に従業員の姿が見られず、指導がしづらいといった問題もあるでしょう。

一方、従業員側からはメリットが多いと思われますが、下記のような問題点もあります。

●集中力や作業ペースの低下

●オンオフのメリハリがつけにくい

●業務確認等が気軽におこなえない

●外出減による健康面の不調

それぞれ説明します。

集中力や作業ペースの低下

テレワークでは、これまで「自宅」として住んでいた場所を「仕事場」とするため、集中できない、作業のペースが落ちるといった問題点が出ています。

特に、子どもがいる家庭は、業務に集中しづらい環境だといえるでしょう。

場合によっては、コワーキングスペースなど別の場所に移動する必要もあります。

オンオフのメリハリがつけにくい

通勤して仕事をする場合、終業して自宅に帰った後はリラックスして自分の時間を過ごすことができますが、テレワークだとそのような区別がつけられません。

時間も空間も仕事の延長になり、オンオフのメリハリがつけにくくなる点が問題になります。

業務確認等が気軽におこなえない

オンラインでおこなうテレワークでは、テキストベースの連絡がメインです。

ちょっとした確認などは、口頭ならあっという間ですが、テレワークでは文字を入力して送り、その返事を待つといった作業になり、気軽におこなうことができません。

外出減による健康面の不調

テレワークでは通勤がなくなるため、外出の機会が減少します。

運動不足はもちろん、間食が増えたり食事の時間が不規則になったりすることで太ることもあるでしょう。

健康面での不調が表れる可能性が高いので、気を付ける必要があります。

企業、上司側からできる解決策として、下記の4つが挙げられます。

●ITツールを導入してみる

●業務内容を見える化する

●コミュニケーションの活性化に努める

●業務フローや評価制度を見直す

それぞれ説明していきます。

ITツールを導入してみる

セキュリティが確保されているITツールを導入することで、テレワークで起こりやすい問題が解消されるかもしれません。

簡単な連絡にはチャットツールを使用し、細かな説明が必要な報告・相談時には画面共有もできるオンライン通話システムが便利です。

また、基幹業務システムやオンラインストレージなど、バックオフィスのクラウド化・ペーパーレス化を進めることで、スムーズな業務が行えるようになります。

業務内容を見える化する

「勤務時間の管理が難しい」「個人の評価や指導がしづらい」という問題は、従業員の業務内容が可視化されていないことが原因です。

個々の業務内容・プロジェクトの進捗が見える化されれば、上司は部下の仕事を正当に評価できるようになります。

業務内容が可視化できる専用のツールもあるので、従業員の動きを効率よく把握したい場合は導入を検討してみましょう。

コミュニケーションの活性化に努める

テレワークで起こる問題点の多くは、コミュニケーション不足が原因だといえます。

そのため、コミュニケーションの活性化が問題解消のポイントになります。

これまで以上に報告・連絡・相談を徹底するのはもちろん、ツールを利用してふだんから密なコミュニケーションを心がける必要があるでしょう。

社内報でコミュニケーションの大切さを伝える、オンラインイベントを開催して従業員同士の親睦を深める、など企業側から活性化に努めることも重要です。

業務フローや評価制度を見直す

テレワークで業務をおこなう際は、業務フローや評価制度をテレワーク用として見直す必要があります。

業務の指示を口頭ですることが多いならチャットやツールにメモを残す、仕事の成果と稼働した時間を反映させて業務の生産性を計測する、といった新たなルールを設けることが大切です。

業務プロセスの可視化やチャットでの報告内容などから、勤務態度を多角的に評価しやすくなります。

個人でできる解決策として下記の2つがあります。

●一日のルーティンを設ける

●上司、同僚と積極的にコミュニケーションをとる

それぞれ説明します。

一日のルーティンを設ける

「オンオフのメリハリがつけにくい」「健康面の不調」という問題を解決するには、一日のルーティンを設けることが有効です。

テレワークでは、起床・就寝時間や通勤時間、食事時間がある程度自由なので、不規則になってしまう傾向があります。

一週間ごとに、自分なりの一日のスケジュールを作っておき、それに沿って生活を進めていきましょう。

上司、同僚と積極的にコミュニケーションをとる

コミュニケーション不足が原因で孤独を感じることがないように、上司や同僚と積極的にコミュニケーションをとることをおすすめします。

チャットツールを利用すれば、文字やスタンプで気軽に連絡がとりあえる上、自分のペースでの返信が可能です。

また、時には電話やツールの通話機能で会話することも大切です。

雑談や愚痴を言い合うことで、テレワークで溜まった心のモヤモヤが解消できます。