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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
社員総会とは、業績の振り返りや今後の方針やビジョンを共有する場です。
これまでは社内の大会議室やホール、外部の会場を借りて開催するのが一般的でした。
しかし、近年のコロナ対策をきっかけに社内イベントのオンライン化が進むなかで、社員総会をオンライン開催に切り替える企業が増えています。
そこで本記事では、これからオンライン社員総会を行う予定の企業や、ご担当者向けに開催方法から成功させるポイントまで詳しく解説していきます。
目次
オンライン社員総会とは？
オンライン社員総会とは、オンライン配信ツールを使用して社員総会を行うことです。
オンラインでの開催では、社員総会のために大人数が一カ所に集まる必要がないため、感染症などによる延期や中止のリスクが少ないのが特徴です。
社員総会の目的
社員総会を開催する目的は以下の3つです。
●企業理念・ビジョンの共有
●社員のモチベーションアップ
●コミュニケーションの活性化
社員総会は企業理念やビジョン、経営層の考えなどを社員に共有する場です。
ビジョンを共有し、社員が目指すべき方向が明確になると、組織としての一体感が生まれるでしょう。
社員総会では優秀な社員の表彰をプログラムに組み込むことが多いです。
表彰の際に社員の実績を紹介すれば、他の社員が目指すべき人物像を示すことができ、全体のモチベーションアップにつながります。
また、社員が一堂に会する社員総会は、普段やり取りの少ない部署や違う拠点の社員とコミュニケーションを取れる場です。
そのため、社員同士が交流できるよい機会となるでしょう。
社内のコミュニケーションが活性化すると、会社全体に一体感が生まれチームビルディングにもつながります。
オンライン社員総会のメリット・デメリット
オンラインで社員総会を開催する一番のメリットは、遠方の拠点の社員でも場所を選ばず参加できるという点です。
そのため、リアルでの社員総会よりも出席率を上げることができます。
また、会場費や社員の交通費、飲食にかかる費用などのコスト削減につながるという点も魅力です。
ただ、オンラインでは画面を通したコミュニケーションとなるため、臨場感がなく熱量が伝わりづらいというデメリットがあります。
リアルでは人の目があるので社員も集中を保つように努めますが、自宅での参加になるオンラインでは、どこか他人事で参加の意欲が低下するということも考えられるでしょう。
そのため、オンラインでも社員が集中して参加できるような工夫が必要となります。
オンライン社員総会開催までの流れ
ここからはオンライン社員総会開催までの流れを解説します。
１.社員総会の目的とゴールを設定する
まずは社員総会の目的とゴールを決めましょう。
目的とゴールがないと、結局何のための社員総会なのかが曖昧になってしまう恐れがあります。
目的によって必要なツールやプログラムも変わってくるため、最初に目的を明確にすることが重要です。
その上で当日どのような流れで開催するのか、全体のプログラムを決めていきます。
２.プログラムを決める
社員総会の一般的なプログラムは以下のとおりです。
●経営陣挨拶
●業績の振り返り
●今後の方針説明
●社内表彰
●懇親会
など。
プログラムの内容に合わせて、登壇者への依頼、表彰記念品の準備、懇親会用のケータリングの用意などを具体的に決めていきましょう。
ケータリングサービスで食事を選ぶ際のポイントは、同じ食事を用意することです。
みんなが同じものを食べることでオンラインであっても一体感を生み出すことができます。
３.配信ツールや配信環境の選定
プログラムが決まったら、配信ツールを選定して、配信場所や機材などの配信環境を整えていきます。
よく使われている配信ツールは、以下の4つです。
●Zoom
●YouTube Live
●Microsoft Teams
●Google Meet
このほか、oViceといったバーチャルイベントツールを活用するケースもあります。
決定したプログラムに最適なツールを選定していきましょう。
４.運営スタッフの役割分担を決める
運営スタッフの役割分担では、プログラムに合わせて人員を配置します。
一般的な社員総会の役割は以下のとおりです。
●司会者
●カメラ担当者
●音声担当者
●タイムキーパー
●トラブルサポーター
このほか、司会者をサポートする役割を配置するのもおすすめです。
オンラインではよくあることですが、登壇者が話している最中などに音声がオフになっていない人がいます。
些細なことかもしれませんが、特に参加者が多い場合は、こういった時などに対応するためのサポート役を配置しておきましょう。
5.リハーサル
リハーサルは、当日と同じ流れで必ず行うようにします。
しっかりと準備したつもりでも、リハーサルをして初めて分かる問題もあるでしょう。
配信ツールの操作や通信環境、プログラムの時間配分などを細かくチェックしていくことがポイントです。
また、当日は突発的にトラブルが起こる可能性もゼロではありません。
トラブルが発生したときには誰が対応するのかなどを話し合い、事前に運営側で共有しておくようにしましょう。
６.本番当日
いよいよ本番当日です。
リハーサルで確認したことを踏まえて余裕をもって本番に臨みましょう。
オンライン社員総会を成功させるポイント
ここからはオンライン社員総会を成功させるためのポイントについて紹介します。
受け身にならない「参加型」のプログラムにする
オンラインでは、それぞれの自宅で参加する場合が多いため、参加者は受け身になってしまいやすいです。
そのため、グループに分かれてディスカッションする場を設けたり、ゲームやクイズを行うといった参加型のプログラムにすることがおすすめです。
また、オンライン空間にまるで自分がいるような感覚になれるバーチャルイベントツールを活用するのもよいでしょう。
オンラインでありながら、まるで対面して会話をしているような感覚になれるというメリットがあります。
臨場感が伝わる工夫をする
オンラインでは会場にいる臨場感を味わいにくいというデメリットがあります。
そのため、参加している感覚を高める工夫をすることが成功のポイントです。
たとえば、
●リアルタイムで参加者のコメントを表示できるようにする
●BGMや効果音を適宜使用しメリハリをつける
●マイクをオンにして参加者が発言できる場面をつくる
などがあります。
投稿コメントは、使用するツールによっては表示できないかもしれませんので、選定する段階で使える機能を調べておくようにしましょう。
事前に配布グッズなどを用意し一体感を！
オンライン社員総会の一体感を創出するために、一人ひとりにグッズを配布しておくこともおすすめです。
たとえば、ゲームで使う小物類や応援うちわ、乾杯用のコップなど、お揃いのものを使うことでオンラインにおいても体験価値を共有することができます。
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まとめ
今回は、オンライン社員総会のメリット・デメリット、開催方法から成功させるポイントまで解説しました。
これまで社員総会というと少し堅いイメージがあったかもしれません。
しかし、近年のオンライン化の流れのなかで、コミュニケーションの活性化といった社員エンゲージメントの向上を目的とするプログラムを社員総会に組み込む企業が増えています。
もしオンラインでの開催に不安を感じる場合や、ゲームやクイズの実施にハードルの高さを感じる場合は、イベント運営会社に依頼するという手段もあります。
ノウハウや実績が豊富にあるイベント運営会社であれば、どのような配信ツールを使うとよいかなどの相談にも乗ってくれるでしょう。