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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
プロジェクトを確実に成功させるために欠かせない工程にキックオフ会議があります。
定期的にミーティングを行っているけど、キックオフ会議はどんな目的やメリットがあるのかいまいちピンと来ない方もいるでしょう。
本記事では、キックオフ会議の目的と種類、準備から実施までの重要手順を解説していきます。
イベントやプロジェクトでミーティングをより効率的かつ効果的に行いたい企業様は、是非参考にして頂ければ幸いです。
目次
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01
キックオフ会議とは？
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02
キックオフ会議の目的
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ー プロジェクトの方向性の把握
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ー プロジェクトメンバーの認知
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ー プロジェクトへの士気を高める
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03
キックオフ会議の実施方法
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ー 対面式でおこなう
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ー Web会議システムを活用する
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ー チャットツールを利用する
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04
キックオフ会議の内容と手順
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ー 参加者やスケジュールなどの下準備
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ー ゴールの共有
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ー 役割分担と責任者の共有
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ー プロジェクトの概要説明
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ー メンバーの自己紹介
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ー 情報共有方法の確認
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ー 質疑応答を十分に行う
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05
キックオフ会議におけるポイント
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ー 実施する時期を見誤らない
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ー 適した会議方法の選択
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06
工夫を加えてより良いキックオフ会議に
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ー レンタルスペースを借りる
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ー プロジェクトツールを利用する
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ー イベント会社に依頼する
キックオフ会議とは？
キックオフ会議とは、新しくプロジェクトを行う際に社内メンバー、また社外の取引先も参加する会議のことです。
キックオフの由来は、サッカーやラグビーなどのスポーツの試合開始から来ています。
つまり、キックオフ会議を開催しなければ、プロジェクトの方針がわからないまま、常に不安を抱えたまま試合場でプレイをしているのと同じ状態になってしまうのです。
キックオフ会議の目的
プロジェクトの方向性がつかめないまま仕事をしても非効率なだけです。
より効率的、かつ効果的にプロジェクトを進行するために重要なのがキックオフ会議となりますが、キックオフ会議をすることには大きく3つの意味があります。
●プロジェクトの方向性の把握
●プロジェクトメンバーの認知
●プロジェクトの士気を高める
プロジェクトの方向性の把握
新しいプロジェクトを開始する際に、1番はじめに決めるべきことは「プロジェクトの方向性」です。
例えば、プロジェクトを成功に終わらせるためには、以下のようなことを把握しておかなければいけません。
●最終的な目標は何か
●何を成し遂げようとしているか
●起こりうる問題は何があるか
●いつまでに何を達成するか
キックオフ会議で目指すべきゴールや道筋を明らかにしておけば、プロジェクトメンバーは終始目的を失うことなく業務を進行することができます。
プロジェクトメンバーの認知
キックオフ会議は、メンバーの顔合わせの機会としての目的があります。
現在はリモートワークが定着して、顔合わせをしなくても効率的に仕事ができるようになりましたが、大きなプロジェクト規模になると、お互いの信頼関係がどうしても必要です。
顔も知らない方とプロジェクトを進行するよりも、顔合わせをした方と業務のやり取りをしたほうが、安心感も生まれて業務効率のさらなる向上が期待できるでしょう。
プロジェクトへの士気を高める
キックオフ会議は、メンバーを認知することで、参加者の士気を高めることを目的としています。
会議を通してお互いのことを知ることができれば、安心感と信頼感が生まれ、プロジェクトに疑問点や問題点が発生しても、チーム一丸となって取り組める環境をつくることが可能となるでしょう。
また、メンバーを認知することで、自分がプロジェクト内でどの役割にあたるのかが明確になるのも大きなメリットとなります。
キックオフ会議の実施方法
キックオフ会議には様々なスタイルがありますが、特に主流となっているのは下記3つです。
●対面式
●Web会議
●チャットツール
各スタイルの特徴を理解して、プロジェクトに適切なミーティングを選びましょう。
対面式でおこなう
社内の会議室やレンタルスペースを利用して参加メンバーを集め、直接的なコミュニケーションを取る方法です。
直接顔を合わせることができるので、メンバーとの一体感を生み出しやすいのが大きな魅力といえるでしょう。
ただし、現地に集まる会議のため、経費や日程調整に少々難しさがあります。
Web会議システムを活用する
Webを使ったミーティングは、インターネットの環境さえあれば場所を問わず簡単に参加できるのが大きなメリットといえます。
対面式同様に参加メンバーと顔合わせもできるので、メンバーとの信頼感を築くことが可能です。
唯一欠点があるとすれば、Web会議は1度に参加できる人数に制限があるため、大人数で行うプロジェクトに対しては非効率といえるでしょう。
チャットツールを利用する
チャットツールを使ったミーティングは、テキストベースのやり取りで会議を進行していきます。
対面式やWeb会議のように顔合わせをすることはありませんが、プロジェクト資料の閲覧、プロジェクト内容の確認、スケジュールの把握などであれば、テキストベースで問題なくやり取りが可能です。
キックオフ会議の内容と手順
キックオフ会議を効率的かつ効果的に進行するには、会議内容の進行をあらかじめ決めておくことが必要です。
具体的な進め方は、以下7つの手順を参考にしてください。
1.参加者やスケジュールなどの下準備
2.ゴールの共有
3.役割分担と責任者の共有
4.プロジェクトの概要説明
5.メンバーの自己紹介
6.情報共有方法の確認
7.質疑応答を十分に行う
参加者やスケジュールなどの下準備
キックオフ会議をスムーズに行うためには、万全な準備が必要です。
日程に合わせた参加者人数の決定、参加できない関係者のために記録を残す議事録の設定、会議の議題に沿った資料作成など、貴重な時間を有効に使うために準備は怠らないようにしましょう。
ゴールの共有
キックオフ会議の短い時間をより効果的にするには、参加者にプロジェクトの目標を事前に理解してもらうことが重要です。
すべての情報をミーティング内で共有するのが理想ですが、まずはプロジェクトの主軸となるタイムラインや重要となるマイルストーン、主要成果物などを説明しましょう。
ターゲットを絞って説明することで、会議を円滑に進めることができます。
役割分担と責任者の共有
規模が小さなプロジェクトであれば不要なケースもありますが、プロジェクトでの役割と責任の共有は必須となります。
プロジェクトが始まる直前でリーダーを決めても士気が高まらない可能性があるので、参加者全員が情報共有できるキックオフ会議までに責任者を決めておくのがベストです。
プロジェクトの概要説明
キックオフ会議では、プロジェクトの概要説明を手短に話すことが重要です。
会議の時間内で全ての詳細を伝えることは困難を極めるので、主要となる目的や目標を早い段階で説明して参加者の関心を高めてください。
メンバーの自己紹介
大規模なプロジェクトになると、社内だけでなく、他社の従業員も参加することがあり、自己紹介を必要とするケースがあります。
チームごとに役割分担が決められたら、氏名や担当事業、プロジェクトの意気込みを端的に紹介してください。
情報共有方法の確認
仕事をより効率的に行うためには、プロジェクトの情報共有をチームでシンプル化することが重要です。
全ての情報を1つの場所に共有することができれば、チーム全員がリアルタイムで情報を迅速に更新でき、より効率性の高い成果物をつくることが可能となります。
質疑応答を十分に行う
キックオフ会議のゴールは、参加者全員のプロジェクトに対する認識と準備が整った状態からプロジェクトを始動することです。
プロジェクト開始前に、ミーティング内容に疑問が残らぬように質疑応答の時間は必ず取るようにしましょう。
キックオフ会議におけるポイント
プロジェクト規模が大きいほど、会議の事前準備の徹底が重要となってきます。
キックオフ会議を確実に成功させるためにも、以下2点の準備を怠らないようにしましょう。
●実施する時期を見誤らない
●適した会議方法の選択
実施する時期を見誤らない
万全な状態で会議を行うことは重要ですが、プロジェクト開始よりもかなり早い時期にミーティングをすると、メンバーがモチベーションを維持するのが困難となります。
そのため、キックオフ会議はプロジェクト開始の1週間前くらいに行うことが望ましいです。
適した会議方法の選択
キックオフ会議はできるだけ顔が見えるスタイルで行うことをおすすめします。
プロジェクトの規模にもよりますが、顔を知らない方と仕事をすることに不安を感じる方も一定数いるはずです。
スケジュール調整が難しい遠方のメンバーがいる場合は、Web会議も可能なので、参加者の都合が合わせやすい方法でセッティングをすると良いでしょう。
工夫を加えてより良いキックオフ会議に
キックオフ会議を自社スペースで企画することはできますが、プロジェクトメンバーの士気をより一層高めるために、一部または全てを外部に委託するのもおすすめです。
会議をさらに盛り上げたい方は、以下の利用も検討してみてください。
●レンタルスペースを借りる
●プロジェクトツールを利用する
●イベント会社に依頼する
レンタルスペースを借りる
社内の見慣れた会議室でキックオフ会議をするのも悪くはないですが、特別感があるレンタルスペースを借りたほうが、プロジェクトに対する意気込みも増すでしょう。
さらに、レンタルスペースを借りることで、遠方から来るメンバーの利便性が良くなり、日程調整をしやすくなるというメリットもあります。
プロジェクトツールを利用する
ミーティングをより効率的に行うためには、会議で利用する設備や備品にもこだわりましょう。
メンバーが会議を円滑に進行していくための、ホワイトボード、モニター、マイク、カメラ、そしてプロジェクトの情報漏洩を防止するセキュリティーも万全にしておくことをおすすめします。
イベント会社に依頼する
プロジェクトが複雑なものであるほど、会議の企画進行はより難易度が増します。
日程の企画、準備、運営、そして会議の参加メンバーを一丸にまとめる重要な司会などを、一部、またはすべて外部に依頼することで、社内の負担を大きく減らすことも可能です。
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まとめ
キックオフ会議の重要性とその実施に欠かせない重要ポイントを解説してまいりました。
プロジェクトの成功は、はじめの方向性で決まるといっても過言ではありません。
明確な目的と内容把握ができれば、メンバーの士気も上がり、プロジェクトで大きな成果をあげることは間違いないでしょう。