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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
表彰式は、おこなわれる機会が多い社内イベントの一つです。
比較的簡単に実施しやすい表彰式ですが、「どうすれば、効果のある表彰式になるだろうか」「そもそも、表彰式の目的は何だろう」と考えている方も多いかもしれません。
工夫をこらした、効果の高い表彰式をおこなうことで社員のモチベーションやエンゲージメントの向上につながるため、あらかじめ表彰式について知っておくことが重要です。
今回は、表彰式の目的やメリットを解説し、効果が上がる表彰式のやり方について、流れや注意点、成功ポイントなどを交えて紹介していきます。
目次
表彰式の目的とメリット
表彰式は、成果を上げた社員やチームを賞賛し、感謝を伝えるためにおこなうイベントです。
一般的に、営業成績や業務の効率化といった様々な形で会社に貢献した社員・チームを発表し、壇上で表彰します。
また、褒め称えるだけでなく、次のような目的やメリットもあります。
モチベーションの向上
社員のモチベーションを上げることが、表彰式の目的の一つです。
全社員の前での恭しい表彰は栄誉感が高まるため、受賞者本人はもちろん、他の社員にとっても大きな刺激になります。
「あの場で表彰されたい」という気持ちが生じて目標となり、日々のモチベーションも向上するでしょう。
社員のモチベーション向上によって業績アップが期待でき、企業にとっても大きなメリットになります。
そのため、表彰式では、受賞の栄誉感を高めるような工夫や演出をこらすことが重要です。
また、表彰の選考基準を設けて社内に公開すれば、どのように取り組んで結果を出すべきかが把握でき、ゴールまでやる気が途切れません。
エンゲージメントの向上
表彰式のもう一つの目的・メリットは、エンゲージメントの向上です。
エンゲージメントとは、社員の会社に対する愛着を指し、向上することで離職率の低下にもつながるのがメリットです。
受賞者は、自分の仕事が認められ正当に評価されたと思えるため、自社への信頼感が大いに高まります。
他の社員も、自社が正当な評価をしてくれることがわかり、安心して仕事に励めるでしょう。
また、表彰式では社長や代表がねぎらいの言葉をかける場面があり、愛社精神の向上に一役買っています。
表彰式の基本的な流れ
表彰式には特に決まったルールはありませんが、基本的な流れは存在します。
進行は下記の通りです。
1.開会の言葉
2.受賞者の発表と表彰
3.受賞者の挨拶
4.社長・代表からの挨拶
5.祝辞
6.閉会の言葉
それぞれ、どんなことをおこなうのか確認していきましょう。
開会の言葉
初めに、表彰式の開会を宣言します。
開会の言葉は、表彰式をおこなう総務・人事セクションの役員が担当するケースが一般的です。
開会を宣言するだけで難しいスピーチは必要ありませんが、表彰式の開催が決まった段階で早めにお願いしておくと良いでしょう。
受賞者の発表と表彰
司会進行役が受賞者の発表をおこないます。
その際、受賞者の名前だけでなく、所属部署名や表彰の名称・概要と受賞の理由を添えて発表するのがポイントです。
受賞者は名前などが発表されたら立ち上がって登壇し、全員が登壇したら表彰を始めます。
表彰は、社長や取締役などの代表者がおこなうのが通例です。
代表者は司会進行役に紹介されたら登壇し、賞状の文面を読み上げた後、受賞者に賞状や記念品を授与します。
受賞者の人数が多い場合は、種類ごとに表彰する代表者を決めておくとスムーズです。
受賞者の挨拶
表彰が終了したら、受賞者に今の心境やこれからの抱負などの挨拶をしてもらいます。
受賞者一人ひとりに挨拶してもらうのが基本ですが、人数が多い場合は代表して1名に挨拶をお願いしましょう。
挨拶が終わったら、受賞者は降壇して自分の席に戻ります。
社長・代表からの挨拶
社長や代表から壇上でそのまま挨拶をおこなってもらいます。
あらためて受賞者にねぎらいの言葉をかけ、その上で参加している全社員に向けて今後の方針やビジョンをスピーチしてもらう流れです。
表彰式の日時が決まった段階で、社長や代表に挨拶をお願いするのがマナーです。
祝辞
外部から電報で祝辞が寄せられている場合は内容を読み上げ、来賓をお招きしている場合はこのタイミングで祝辞をいただきます。
来賓者には早めに祝辞のお願いをしておくことが重要です。
閉会の言葉
表彰式の閉会を宣言します。
開会の言葉は担当部署の役員がおこないますが、閉会の言葉は登壇の手間を考慮して司会進行役がそのままおこなうとスムーズです。
表彰式をおこなう上での注意点
表彰式をおこなう際、注意するべき点がいくつかあります。
次に挙げることに注意して実施すると成功しやすくなるでしょう。
プログラム・タイムスケジュールの確認
最も注意すべきなのは、プログラムの内容とタイムスケジュールの管理です。
表彰式は、限られた時間内でおこなわなければいけないからです。
登壇・降壇や表彰、挨拶には時間がかかるため、移動の動線をチェックしたり、挨拶時間を調整したりなどの工夫が必要になります。
また、事前にしっかりプログラムとタイムスケジュールを確認しておくことで、不測の事態にも対応しやすいです。
特に受賞者の人数や表彰種類が多い場合は、念入りにチェックしておきましょう。
機材・設備のチェック
表彰式では、照明設備や音響設備を使って演出するケースも多いのではないでしょうか。
その際は、担当者が使い方を理解しておかないと、照明や音響に不具合が出る可能性があります。
あらかじめ、各機材・設備の使い方やトラブル発生時の対処法についてシミュレーションしておくことが重要です。
最近ではオンライン表彰式も増えてきており、その場合は通信環境も合わせてチェックしておきましょう。
表彰式成功のポイント
表彰式は、いくつかのポイントを押さえて実施することで成功します。
特に押さえるべきポイントは下記の5つになります。
●表彰理由、評価の基準を明確にする
●様々な切り口で表彰する
●表彰者以外への配慮も忘れずに
●演出で記憶に残る式典にする
●イベントのプロに頼むのも一つの手
それぞれについて解説します。
表彰理由、評価の基準を明確にする
表彰式の実施にあたって最も重要なのが、表彰理由や評価の基準を明確にすることです。
明確でなければ、受賞者以外の社員が不満を持ったり、会社に対して不信感を抱いたりしてしまいます。
表彰式をおこなう意味がなくなってしまうため、必ず全員が納得できる基準を設定しましょう。
おすすめは、表彰の基準をできるだけ数値化しておくことです。
また、表彰式の際に受賞者の成果やプロセスをわかりやすく紹介することも大切です。
様々な切り口で表彰する
売上・利益や契約件数などの業績面で評価するのが表彰式の定番と言えますが、営業部門や企画部門だけでなく、縁の下の力持ちとして会社をサポートする事務部門や管理部門も表彰すると一体感が生まれます。
このような部門では成果を数値化しにくいのが難点ですが、「コスト削減」や「効率化の仕組み作り」といった表彰にふさわしい成果が生まれているはずです。
また、社員全員が「次は自分が表彰されたい」と思えるような様々な切り口での表彰がおすすめです。
例えば、入社1年目の新入社員が対象の「ルーキー賞」や、笑顔がすてきな社員を表彰する「グッドスマイル賞」など、あらゆる立場の社員から表彰できるようにすると盛り上がります。
受賞者以外への配慮も忘れずに
表彰式では、受賞者以外の社員にも配慮することが大切です。
他の社員の気づきや学びにつながるよう、受賞のきっかけや日頃の心がけなどを盛り込んだスピーチを依頼しましょう。
上司や関係者から一言コメントを送ってもらうのもおすすめの方法です。
演出で記憶に残る式典にする
表彰式を効果的なものにするには、演出で盛り上げて記憶に残る式典にすることが大切です。
例えば、スポットライトとBGM、レッドカーペットなどで派手な登壇シーンを演出したり、ランキング形式で発表したり、といった工夫でいつものマンネリを打破できます。
また、写真や動画の撮影で当日の思い出を残すことや記念品を渡すことも重要なポイントになります。
イベントのプロに頼むのも一つの手
表彰式を成功させたいと思っても、自分たちだけでの開催には限界があるでしょう。
毎年の準備に加え、大掛かりな機材や設備の取り扱いは慣れていなければ難しいものです。
このような場合、イベントのプロに依頼することで満足度の高い表彰式が実現します。
プロの手を借りてみるのも一つの方法かもしれません。
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まとめ
表彰式は、社員全体の士気を高める内容にすることで高い効果が上げられます。
受賞者の栄誉感だけではなく、社員一人ひとりが「自分も表彰されたい」と思える式をおこなうためには、いくつかの注意点やポイントを押さえておくと良いです。
ぜひ、今回の記事を参考にして、自社の理念や社風に適した表彰式を実施しましょう。