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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
表彰式は、社員のモチベーション・エンゲージメント向上に効果が高い社内イベントの一つです。
多くの企業で行われていることもあり、実施を検討している方も多いのではないでしょうか。
表彰式を行う場合に重要となるのが、適切な会場選びです。
そこで今回は、表彰式の会場探しのポイントとおすすめの会場などをご紹介します。どのような会場で行うか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
表彰式に欠かせない会場選び
表彰式の実施において、会場選びは欠かせないプロセスです。
どのような会場で行うかによって、盛り上がりはもちろん、参加者のモチベーションにも関わってくるでしょう。
会場を選ぶ際は、表彰式の目的を明確にしておくとスムーズに進められます。
例えば、「成果が出せた要因の共有」を目的としたケースでは、成果発表をスムーズに行えるステージやプロジェクターなどの設備が揃っていることが会場に必要な条件です。
このような必要条件を洗い出していき、表彰式に最適な会場を選んでいくと良いでしょう。
レイアウトを考慮した会場選びをしよう
表彰式の会場を選ぶ際、レイアウトから考慮する方法もおすすめです。
ここでは、会場選びに大切なレイアウトのポイントを紹介します。
表彰者する人、される人の配置を考える
表彰式にはステージがあることが一般的です。
そのため、表彰される人と表彰する人の位置をイメージしておくことが重要になります。
ステージは、正面から見て右手が「上手（かみて）」、左手が「下手（しもて）」になり、司会者や表彰する人が「下手」側、受賞者は「上手」側に立つのが基本です。
また、表彰のスタイルによって配置を考慮しても良いです。
受賞者は、ステージ横でスタンバイしてステージに上がる通常スタイルと、客席から立ち上がってステージに移動するスタイルがあります。
表彰する人は、司会に呼ばれてステージに上がるのが通常のスタイルですが、司会と同じ人の場合もあります。
会場の都合でステージがない場合は、見えやすい位置にスペースを確保して司会台を設置するなど、代替手段をとる必要があるでしょう。
見やすい位置にステージはあるか？
ステージがすべての座席から見える位置にあるのか、参加者からの見え方を意識して確認することも大切です。
また、ステージに上がる予定の受賞者や表彰する人の座席をステージから近い位置にしておくと、表彰式の進行が見えやすく、登壇もスムーズになります。
参加人数に合わせて会場を選ぶ
参加人数に合わせた会場選びもおすすめの方法です。
表彰式のレイアウトには、スライドの上映などがある「シアタースタイル」や、研修のような「スクールスタイル」、結婚式のように丸いテーブルを並べた「円卓スタイル」などがありますが、適したスタイルは参加人数によっても異なります。
50名未満の少人数の場合、シアタースタイルまたはスクールスタイルでレイアウトするのが一般的です。
スクールスタイルでは登壇者が通りやすいように真ん中に通路を作る点が特徴です。また、スクリーンは1枚で十分でしょう。
50～200名未満ほどの人数の場合は、円卓スタイルがおすすめです。特に、式の後に食事をふるまう懇親会のようなケースで、このレイアウトがよく使われます。
また、ステージの位置を配慮したり、左右や前後にスクリーンを設置したりするなど、参加者全員が見えやすい状態にしておく必要があります。
200名～300名の大人数の場合、最低でも250㎡～300㎡の面積がある会場を用意しなくてはいけません。
ただし、仕切りを取り払って2つの会場を1つにできる場合もあります。
食事ありで円卓スタイル、食事なしでシアタースタイルのレイアウトが最適です。
おすすめの表彰式会場
次に、おすすめの表彰式会場を紹介していきます。
主な表彰式会場として、下記の7つが挙げられます。
●会議室
●ホテル
●公会堂
●学校
●キャンプ場
●チャペル
●クルージング
それぞれ解説します。
会議室
会議室を会場にする場合、おすすめなのが「貸し会議室」です。
近年、表彰式の会場としても最適な、雰囲気の良い貸し会議室が増えてきています。
アクセスの良さや必要な機材などにも配慮しながら、選んでみてはいかがでしょうか。
また、ごく少人数で行う場合や予算をかけられない場合は、社内の会議室を利用しても良いでしょう。
ホテル
ホテルの宴会場を会場とするケースも多いです。
ホテルの場合、高級感があるのはもちろん、立地がよくアクセスしやすいといったメリットがあります。
遠方からの参加者が宿泊できる点も魅力です。
公会堂
リーズナブルに表彰式を行いたい場合、自治体が管理している「公会堂」を選ぶ方法もおすすめです。
特に、重要文化財に指定されている歴史的な公会堂なら、ホテルなどにはない特別な雰囲気を感じることができます。
ただし、その格安さによってさまざまな団体が利用しているため、会場確保の難しさがデメリットです。
比較的予約が取りやすい平日を狙い、早めに確保しておく必要があるでしょう。
学校
一風変わった表彰式を行いたいなら、廃校になった小学校の体育館や教室、校庭をレンタルする方法があります。
会場が学校なら、子供時代に戻ったようなノスタルジックな気分で表彰式を行うことができます。
撮影のロケ地として使用されている学校跡も多いため、場所を確認した上で検討してみると良いでしょう。
キャンプ場
キャンプ場でアクティビティを行った後に、表彰式を行うケースもあります。
その際は、アクティビティの表彰をメインにし、続けて社内表彰式に入るような流れで行うとスムーズです。
非日常的な環境の中での表彰式は、「いつもと同じ」といったマンネリを防ぐことができます。
運動会屋ではCAMPiece（キャンピース）という廃校を利用したキャンプ場を日本各地に提供しています。キャンプギアを豊富にご用意しておりますので、手ぶらでキャンプを実施することも可能です。
参考：CAMPiece｜https://campiece.com/
チャペル
チャペルのある会場は、神聖な雰囲気で非日常が演出できるため、表彰式にぴったりです。
チャペルは結婚式で使われる会場であり、ふだんの生活で訪れることはほとんどありません。
プレミアム感を味わいながら実施できる点が大きなメリットです。
クルージング
豪華客船でクルージングしながらの表彰式も、ラグジュアリー感あふれる方法としておすすめです。
船上パーティーの1コーナーとして表彰式を取り込んだり、1船をチャーターして行ったりしても良いでしょう。
運行各社によってプランや航路が異なるため、表彰式ができるかどうかも含めた確認が必要になります。
表彰式の成功ポイント
表彰式を成功させるには、ポイントを押さえておくことが重要です。
ここでは4つのポイントを紹介します。
エンゲージメントが高まる内容にする
「深いつながり」や「愛着心」を意味するエンゲージメントは、表彰式でも高めることができます。
頑張りを褒め称えてくれて、的確に評価してくれる会社に社員は愛社精神を持つものです。
そのため、特別感のある会場や演出など、社員のエンゲージメントが高まるような内容の工夫が必要です。
今の時代・世代に合った内容にする
今の時代や世代に合った表彰式にすることも成功のポイントになります。
「終身雇用」「年功序列型」といった価値観は時代にそぐわず、人によっては表彰式自体を「古い」と思っている人も多いかもしれません。
既存の内容を見直し、さまざまなジャンルの表彰を新たに取り入れたり、オンラインで行ったりするなどで打開を図ることが重要です。
なんとなくで続けるのではなく、常にアップデートしていく心がけが必要になるでしょう。
イベントとして受賞者以外も楽しめる内容にする
表彰式は、受賞者だけにスポットライトが当たる内容になりがちです。
一つのイベントとして、参加者全員が楽しめるような内容にすると盛り上がります。
全員参加型のゲームやクイズなどの時間を設けるのがおすすめです。
次回も参加したいと思えるような会場・記念品を用意する
社内でただ賞状を手渡すだけのシンプルな表彰式では、社員に味気ないと感じられてしまいます。
ふだん足を運ぶことがないような会場や、豪華な記念品を用意することで、次回も参加したいと思えるような表彰式になります。
モチベーションアップのためにも、できるだけ予算をかけて実施すると良いでしょう。
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まとめ
表彰式の会場探しでは、レイアウトや人数を考慮した選び方がポイントになります。
また、定番の会議室やホテルのほか、公会堂やチャペル、キャンプ場などもおすすめの会場です。
表彰式を成功させるには、既存のイメージを打破することも必要です。
ぜひ新しい会場を選んで、表彰式をアップデートさせていきましょう。