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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
社内で周年記念行事を行う場合、避けて通れないのが費用の問題です。
周年記念行事の開催にはどれくらいの費用がかかるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。
また、自社で行うか外注するかによっても費用は大きく変わります。
そこで本記事では、周年行事での費用内訳や、自社と外注における開催ポイントについて解説していきます。
目次
費用相場はどれぐらい？
周年記念行事にかかる費用は、一般的に150〜250万円程度と言われています。
つまり、200万円ほどが平均的な予算になるのですが、参加者の人数が多くなるほど会場の規模を大きくしなくてはならず、その分費用も高くなる点に注意が必要です。
また、行事内容によってはステージ演出などを行う運営スタッフの増員や、ケータリングで飲食を手配する場合もあるでしょう。
200万円を最低ラインとし、余裕を持たせた予算を用意しておくと安心です。
主な費用の内訳例
それでは、周年記念行事の開催に必要となる費用にはどのようなものがあるのでしょうか。
主な内訳の例として、下記の5つがあります。
●会場の設営やレンタル代
●機材のレンタルやリース代
●賞品や景品などの備品代
●ゲストを招待した際の出演料
●外注依頼した際の企画費用
それぞれについて解説します。
会場の設営やレンタル代
周年記念行事を開催するには、会場を設営したり借りたりするための費用がかかります。
こういった会場にかかる費用は、行事にかかる費用全体の中でも大きな割合を占めるものです。
駅近といった立地状況や収容人数、施設の設備などによってもかなり異なるため、適切な会場を選ぶことが重要です。
また、会場によってはテーブルや椅子などのレンタル代が別途必要な場合、また電源やWi-Fi、清掃といった追加費用が発生するケースもあります。
必ず事前に確認しておきましょう。
機材のレンタルやリース代
周年記念行事でステージを設ける場合、マイクやスピーカーといった音響機材や照明機材、映像機材などの用意が必要です。
会場に機材が備えられていなければレンタル・リースしなければならず、その分の費用が発生します。
この場合、レンタル期間に応じた保険料や配送料なども費用に含まれることが多いでしょう。
機材を借りる際は、必要な機材の種類や数量、レンタル期間などを事前に把握しておくことが重要です。
費用を正確に見積もり、予算に合わせた調整が必要となります。
賞品や景品などの備品代
行事の中で交流イベントなどを行う場合、賞品や景品を用意しなくてはいけません。
そのため、景品の購入費用、景品包装費用、送料といった費用がかかります。
賞品や景品は、周年記念行事を盛り上げる重要な要素であり、社員に喜んでもらえるような品物を選定することが大切です。
また、これらの備品は予算に合わせた費用の調整が可能なため、コスト削減に努めることもできます。
ゲストを招待した際の出演料
行事の規模によっては、ゲストを招待する計画もあるでしょう。
ゲストを招待する場合に発生する出演料は、周年記念行事の費用内訳の一つとして重要な項目です。
ゲストの種類や出演時間、実績・知名度などによって報酬金額は大きく変動します。
加えて、交通費や宿泊費を支払う必要があったり、特別な要望があったりするため、これらの費用を事前に確認しておきます。
費用を検討し、予算内で適切なゲストを選ぶと良いでしょう。
外注依頼した際の企画費用
企画立案を社内で行わず、外部のプロフェッショナルに依頼する場合、企画費用が必要です。
企画費用は、依頼する企業や個人によって異なります。
予算内に収めるためにも、事前に見積もりを取り、必要な費用をしっかりと把握しておくと安心です。
また、同じような内容の周年記念行事を毎年行うのであれば、一回目のみ外注を依頼し、それ以降は前回の企画内容を参考にして社内で行うようにすることで、企画費用の削減が実現するでしょう。
自社で行う際のポイント
周年記念行事を自社で行う場合、いくつかのポイントを押さえておくとスムーズな実施が可能です。
ここからは3つのポイントを紹介していきます。
事前に見積もりを立てる
必要となる費用に関して、事前にしっかり見積もりを立てておくことがポイントの一つです。
この際、行事の目的・内容を明確にした上で、見積もりを立てることが重要です。
周年記念行事は何のために行うのか、どんな内容にするのか、その目的・内容をしっかり定めてから、予算に合わせた見積もりを立てましょう。
会場・機材費をできるだけ安く抑える
会場にかかる費用や機材のレンタル代などは、できる限り安く抑えることをおすすめします。
ただし、コスパを求め過ぎて社員のモチベーションを下げることがないよう、工夫が必要です。
社員を会場に呼ぶ必要性が低い場合は、オンラインで行うケースも検討してみましょう。
補助金や助成金が利用できる場合は申請する
展示会への出店やイベント開催をすることで、地方公共団体から補助金や助成金を受け取れる可能性があります。
補助金や助成金の条件、申請手続きの詳細について、地域の地方公共団体に問い合わせてみることをおすすめします。
ただし、金額が振り込まれるのは終了後になるため、当初は自社で費用負担となる点に注意が必要です。
外注依頼する際のポイント
周年記念行事を外注に依頼する場合もあるでしょう。
外注依頼のケースにおいても、滞りのない進行のためにはポイントを押さえることが重要です。
ここでは、主な3つのポイントを解説していきます。
目的・予算・方向性をまとめておく
外注依頼をする前は、周年記念行事の「目的」「予算」「方向性」を必ず決めておきましょう。
あらかじめまとめておくことで、外注先との打ち合わせがスムーズに進みます。
また、決まっていない部分があっても情報提供で解決するケースがあります。
経験を元にした事例を教えてくれる場合があるため、相談の際に聞いてみるとよいでしょう。
事例や実績などの確認
外注先の会社には、事例・実績の多い得意なジャンルがそれぞれあるものです。
周年記念行事の内容がある程度決まっている場合、その内容の事例や実績を持っているか、得意としているかを確認してみましょう。
実績などは各社のホームページで見ることができますが、情報が少なければ電話やメールで直接聞く方法もあります。
希望通りの内容を実施するためにも、ぜひ得意としている外注先を選びましょう。
サービス範囲の把握
外注依頼を検討する際は、「ここまでサービスに入っている」「ここからはオプション」といったサービスの範囲を把握することが重要です。
費用に関わる大事な部分となるため、必ず細かく確認しておきましょう。
また、事前に外注先から見積もりを取り、何が含まれているかチェックしておくこともおすすめです。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
周年記念行事を開催する場合、必要となる費用は平均で200万円程度です。
内訳としては、会場費や機材レンタル費をはじめ、内容によってはゲストへの出演料などもかかります。
また、自社で行うか外注先に依頼するかでも大きく異なり、それぞれにおいて実施の際に押さえるべきポイントがあります。
周年記念行事の目的を明確にした上で費用イメージを把握し、実施ポイントを押さえておくとスムーズな進行が可能です。
費用と実施ポイントについて、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。