コラム
column
イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
社員総会は全社員が集まり、会社のビジョンや今後の方針を共有する重要なイベントです。
開催される会場次第で社員のモチベーションは大きく変わるので、会場選びは慎重に行う必要があります。
本記事では、社員総会の会場選びのポイントとおすすめの開催場所について解説をしていきます。
目次
社員総会に適した会場とは？
社員総会の開催日や参加人数、プログラム内容などがある程度決まったら、それらの条件に適した会場を検討することが必要です。
ここでは、社員総会に適した会場を選ぶポイントを5つご紹介します。
●参加者がアクセスしやすい場所である
●参加人数に適したキャパである
●備品や機材が完備されている
●レイアウトの変更が可能である
●控室やクロークなどが常備されている
それぞれ解説します。
参加者がアクセスしやすい場所である
社員総会では普段顔を合わせることのない部署や重役の方も来られるので、参加者がアクセスしやすい場所を選ぶのをおすすめします。
しかし、全国展開している企業は社員全員がアクセスしやすい場所を設定しづらいので、いくつかの会場候補を決め、参加者にアンケートを取るとよいでしょう。
参加人数に適したキャパである
社員総会の会場選びの際、必ず考えなければいけないのが会場のキャパシティです。
収容人数が参加予定者数に対して無理がないかをしっかり確認しておきましょう。
備品や機材が完備されている
会場を選ぶ際に確認しておきたいのが、使用可能な備品や機材です。
特に、イベントを盛り上げるために必要な音響機器、スクリーン、プロジェクターなどの設備は入念にチェックしておきましょう。
レイアウトの変更が可能である
イベント開催間近になって、参加人数の変更はよくあるトラブルです。
レイアウトの変更ができると、イレギュラーなケースにも対応ができ、参加者のモチベーション低下の防止にもつながります。
控室やクロークなどが常備されている
社員総会には普段イベントに参加する機会が少ない重役の方も来られます。
突然のリクエストにも対応ができるように、控室やクロークが用意されているかをしっかり確認しておきましょう。
会場選びの順序
ここからは、会場選びをするまでの流れについて解説します。
以下4つの手順を参考にしてください。
1.参加人数から会場のキャパを決める
2.開催場所を選出する
3.予算を設定する
4.下見を行い仮押さえをする
参加人数から会場のキャパを決める
会場選びで1番はじめに考えることは収容人数です。
会場が参加人数ギリギリの広さだと、余興を行うスペースも限られてしまうので、想定参加人数よりも多く収容ができる会場を選んでおきましょう。
開催場所を選出する
収容人数が決まったら、どこで社員総会を開催するか決めましょう。
開催場所を選ぶ際にチェックすべきポイントは、以下のようなものがあります。
●会場までの所要時間や交通機関
●会場の設備
●内装やレイアウト
●提供する料理や飲み物
これら以外にも、会場の雰囲気やイメージが社員総会に合っているかもしっかり確認しておきましょう。
予算を設定する
社員総会を開催しても、結果が赤字となってしまったら意味がありません。
そのようなリスクを避けるためにも、あらかじめ予算を設定しておき、費用に見合った効果が出せるように計画をしておくのが大切です。
下見を行い仮押さえをする
社員総会の開催場所が決まったら、会場の下見をしておきましょう。
会場を下見する際は、写真や動画などで会場を記録しておき、担当者同士で話し合うのがおすすめです。
下見した会場で問題がなければ、できるだけ早く仮押さえをしましょう。
人気の会場だと、半年前や1年前から押さえられることもありますので、できるだけ早い段階で下見と仮押さえをしておくのがベストです。
おすすめのイベント会場
ここからは、社員総会におすすめのイベント会場を6つご紹介します。
会場探しの時間短縮にも役立つので、ぜひ参考にしてみてください。
会議室
全国各地に増え続けている貸会議室では、社員総会を行う企業が多いです。
その大きな理由は、貸会議室は社内の会議室よりも自由度が高いからです。
社内の会議室は収容人数のしばりがありますが、貸会議室だと参加人数や形式に合わせたイベントを開催できるので、目的にあった成果を得られるでしょう。
また、貸会議室は駅から徒歩圏内の場所に集中しているので、利便性がよいのも魅力となっています。
ホテル
様々なイベント開催場所の中でも、ホテルはアクセスの利便性が非常に優れています。
ホテルは宿泊者の利便性を考えて都心や駅前などに建物を構え、郊外ではシャトルバスサービスを用意して、参加者が確実に会場へたどり着けるよう配慮しています。
また、社員総会をホテルで開催すれば、遠方から呼ぶ社員の宿泊施設を探す手間も省けるので、事前のリハーサル業務なども余裕を持って行えるでしょう。
展示ホール
社員総会に多くの参加者が見込まれる場合は、展示ホールで開催するのがおすすめです。
展示ホールは大きなイベントを開催するのが目的となっているので、音響、映像、照明などの機器を手配する手間を省くことができます。
また、展示ホールは参加者やイベント目的に合わせたレイアウトを自由に決められるので、機能性の高い会場作りが可能です。
パーティー会場
貸切可能なパーティー会場は、イベントの目的に合ったイメージを再現しやすいのが大きな特徴です。
例えば、ビジネスパートナーを招く豪華なパーティーや、社員のみで行うパーティーなど、開催したいテーマが決まっていれば、レイアウトプランに合わせた装飾や料理を選んで、イメージ通りのイベントを行うことができます。
チャペル
セレモニーイベントのイメージが強いチャペルですが、収容できる人数は多く、豪華な演出も取り入れることができるので、社員総会にも利用できます。
クリスマスなどの季節にチャペルでイベントを開催すれば、非日常を体験できて社員のモチベーションを上げることができるでしょう。
結婚式場
結婚式場は華やかなイメージをもとに内装されているので、特別なイベントを開催するにはぴったりの会場です。
パーティー会場と同様、またはそれ以上に豪華なレイアウトプランも用意しているので、期待以上の成果を得たい方にはおすすめです。
会場選びに困ったらイベント代行会社に依頼
実りある社員総会をするには会場選びが大切ですが、事業が拡大して社員が増えてくると、会場を押さえるだけでも大きな負担となってきます。
それ以外にも、プログラムの構成、演出、司会者や会場スタッフの手配、機材操作、当日の運営など、やることが多岐に渡り、企画担当者の悩みはつきません。
そんな時におすすめなのが、イベント代行会社の利用です。
専門分野に特化したイベント代行会社は、豊富なノウハウや技術を持っているので、希望したプランを提案してもらえます。
また、イベント代行業者はプランの提案だけでなく、様々な業者とのコネクションもしっかりしているので、イベント開催に向けたスタッフの手配なども代理で行ってもらうことが可能です。
専門スタッフを外注することで特定の社員の負担が減るだけでなく、質の高い社員総会を行うことができるので、社員総会を成功させたいならイベント代行会社の利用を検討してみましょう。
前の記事へHASHTAGS
最新記事
企画
公開日：2023.07.04
一般的な「会議」には堅苦しいイメージが伴い、業務効率やコミュニケーションに課題があることも多いのではないでしょうか。
そこで現在、非日常的で開放感のある環境で行う「オフサイトミーティング」が注目を集めています。
自社にオフサイトミーティングを取り入れる場合、あらかじめ概要などを理解・把握しておくとスムーズな実施が可能です。
本記事では、オフサイトミーティングの目的やメリット・デメリット、開催のポイントなどを解説します。
これから実施しようと検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
社員総会を成功させるための会場選びのポイントと、おすすめの開催場所について解説をしました。
社員総会はテーマや参加者によって、会場選びが大きく変わってきます。
目的やイメージに合った会場選びをするには、それなりの経験と知識が必要となるので、企画の経験が少ない方は、イベント代行会社に業務を依頼することも検討してみるとよいでしょう。