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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
イベント開催をする場合、会場の予約方法や予約する時期などについて悩むことも多いのではないでしょうか。
イベントの成功は会場で決まるとも言われています。そのため、イベントを行う際は最適な会場を確実におさえておくことが重要です。
そこで今回は、一般的なイベント会場の予約方法や予約時期を解説します。
会場を予約する前のチェックポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
イベント会場の予約はいつが最適？
イベント開催の決定後はやるべきことがたくさんありますが、会場をおさえるのはいつが良いのでしょうか。
ここからは、イベント会場の予約はいつが最適なのか、また予約のポイントについても解説していきます。
計画の初期段階での予約が無難
会議室やイベントホールといったオーソドックスな会場だけでなく、近年では倉庫や廃校などの変わった会場も増加しています。
ただし、アクセス面やコスト面、見栄え、使い勝手などに優れた会場の数には限りがあり、「良い日取り」が加わった好条件の会場をおさえることはかなり難しいと言えるでしょう。
いわゆる「早いもの勝ち」の側面があるため、実施が決まったタイミング、つまり計画の初期段階で会場を予約するのが無難な方法です。
人気の会場は特に早めにおさえる
飲食店などと同様、特に人気の会場は多くの人が狙っており、予約がすぐに埋まってしまうケースが多くなっています。
そのため、条件にピッタリ合った会場を見つけたらすぐにおさえておく必要があります。
イベント会場の繁忙期も把握しておく
イベント会場は、特定の期間に予約が集中します。
例えば、4月には経営方針発表会、6月には株主総会、9～11月には展示会やセミナーが行われる場合が多いでしょう。
また、金曜日は企業パーティーが、土・日曜日には結婚式の需要が高まる傾向があります。
このような繁忙期は予約が取りづらく、通常よりも早くおさえておかなければいけません。
確実に予約するためには、目当てのイベント会場の繁忙期を事前に把握しておくことが大切です。
会場を予約する前のチェックポイント
それでは、会場を予約する際、どのような点に気をつける必要があるでしょうか。
予約の前に確認しておくべきポイントは次の3つです。
●アクセスが良好かどうか
●レンタル機材やサービスの把握
●会場の利用料金の把握
それぞれ解説します。
アクセスが良好かどうか
イベント会場へのアクセスは、集客力や参加者の満足度に大きく影響します。
そのため、駅から近い場所や駐車場が十分にある場所を選ぶことが重要です。
また、駅に乗り込む電車の本数や駐車場の広さなども確認しておくと良いでしょう。
レンタル機材やサービスの把握
イベントには、さまざまな機材やサービスが必要です。
司会や主催者のスピーチがある場合は、マイクやスピーカーなどの音響設備が、またオンラインでイベントを行う場合は、高速のネットワーク回線やカメラなどの配信設備が必要になります。
イベント内容を確認し、当日に必要となるものを把握しておくことが重要です。
レンタル機材やサービスを会場が提供してくれるか、提携している業者がいるかといった点もあらかじめ確認しておきましょう。
また、会場によってはプロジェクターやマイクが使用できません。
自前で準備する場合は、機材やサービスが使用不可になっていないか会場側に聞いておくと良いです。
会場の利用料金の把握
会場の利用料金も、必ず確認して把握しておくべき事項です。
会場費用はイベントの予算に大きく関わります。
予算がすでに決まっている場合は、その中におさまる金額なのか確認が必要です。
会場の規模や設備、利用時間によって料金が異なるため、事前にチェックしておくことをおすすめします。
ただし、サイトに費用が掲載されていなかったり、大まかな費用しか掲載されていなかったりする場合があります。
「区分」貸しなど、特有の課金形態になっている会場もあるため、注意が必要です。
料金を把握する際は、イベントの内容やスケジュール感を伝えた上で見積りを取り寄せると確実です。
イベント会場の予約方法
次に、イベント会場の具体的な予約方法を紹介します。
一般的な予約の手順は下記の通りです。
●会場を選定する
●電話やメールで問い合わせをする
●仮予約をする
●正式に申込みをする
●下見・打合せをする
それぞれについて説明します。
会場を選定する
最初に行うことは、イベント内容や条件に合致した会場の選定です。
インターネットを活用することで、さまざまな会場の比較検討ができます。
この場合に必ず確認するべきなのは、会場の場所と広さ、利用料金、空き状況です。
また、必要に応じて、会場の知名度や仮予約の可否、備品や設備の内容についての確認もしておくとスムーズに進められます。
電話やメールで問い合わせをする
選定した会場に対して、電話やメールで問い合わせを行います。
利用料金や利用可能日などネットに掲載されていた内容を確認し、自分たちが行うイベントに適しているかを判断しましょう。
仮予約をする
会場をおさえる際、仮予約ができる会場もあります。
会場優先で日程を組む場合、日時が流動的になりがちです。
そのため、良い会場候補が複数ある場合は仮予約をしておくと安心です。
仮予約をしておける期間は1週間、などと決まっている場合もあるため、この点に関しても必ず確認しておきましょう。
正式に申込みをする
イベントの日時や内容が決定した時点で、正式に申込みをします。
会場の利用規定を確認の上、申込書の提出を行います。
また、他の会場を仮予約している状態なら、すぐに連絡して予約を解除してもらいましょう。
下見・打合せをする
正式な申込みが完了したら、会場の下見や打合せを行います。
会場に出向き、実際のレイアウトや使用する機材の配置などを確認しながら、詳細な準備を進めていきましょう。
この場合、忘れがちなのが「電気容量」の確認です。
当日になってから「コンセントがない」「ブレーカーが落ちた」などのトラブルが発生しないよう、コンセントの位置とそれぞれのコンセントの電気容量をしっかりチェックしておくことをおすすめします。
また、控室や休憩所、トイレ、喫煙所の場所の確認も行っておくと良いです。
会場独自のルールについても、会場側との打合せの段階で聞いておきましょう。
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公開日：2023.07.04
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まとめ
「会場の予約」は、イベントを開催する際に欠かせない流れの一つです。
渾身のイベント企画を作り上げても、良い会場で開催できなければ失敗してしまう可能性があります。
そのため、内容や予算などに合った会場を見つけて、早めにおさえておくことが最も重要だと言えるでしょう。
今回の記事を参考にして、イベントに最適な会場をしっかり予約しておくことをおすすめします。
ただし、人気会場の予約がなかなか取れない、そもそも会場選びや予約をする時間がない、といった場合は、イベント会社に頼むのも一つの方法です。
自社での対応が難しい時は、イベント会社への依頼もぜひ検討してみましょう。