コラム
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イベントに関する様々な記事を掲載しています。参考になることなど、あなたの想いに応えます。
オンラインでの懇親会、やってみたい気持ちはあるけれど 実際にどうやって企画するのか、
どれくらいの時間が適切なのか、どんな内容にすればいいのか、
悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで今回は、オンライン懇親会のつくりかたについて 実績豊富な運動会屋が実際に行った例を参考に、社内で企画・運営を行う場合のポイントをご紹介します！
ぜひ、参考にしてください。
目次
オンライン懇親会の準備前に決めておくべきこと
オンライン懇親会の企画は、『何のためにするのか』『誰のためにするのか』それによって時間や構成が変わります。まずは『誰を対象にするか』を考えることから始まります。
上司や組合から「オンライン懇親会やってよ！」と幹事を任されたみなさん！参加する方を想って企画をすることが当日の満足度を上げる秘訣です。
意外と陥りやすいのは『イベントを開催すること』が目的になってしまうことです。まずはしっかり押さえておくべきポイントをご紹介します。
一番喜んでほしい参加対象は誰？
参加者全員に喜んでもらえるのが一番ではありますが、
「新卒のみなさんに楽しんでもらおう」
「普段はあまり話すのが得意じゃない人にも、おしゃべりを楽しんでもらおう」
など、あらかじめ喜んでほしい対象者を決めておくと、当日の構成や内容を考えやすいです。
前半は社員をメインに、後半はご家族で楽しんでもらおうなど、時間ごとに喜んでほしい対象者を分けることも、全体のバランスを取る上では必要な選択になるかもしれません。
オンライン懇親会の目的は？
「そもそもオンライン懇親会をなぜ開催するのか？」
オンライン懇親会の企画を考える段階で、行き詰まってしまうこともあるでしょう。
そんなとき、すぐに原点に戻れるように、事前にオンライン懇親会を実施する目的を整理しておくことをオススメします。
一口に「社内でコミュニケーションが取れる機会をつくりたい」といっても色々なケースがあります。
「入社して数ヶ月、一緒に仕事はしているが、リモートワーク中心で顔を合わせることがないので、出社したときも顔と名前が一致しない」
「メールやチャットだけでは何気ない雑談が少なく、同僚の人柄が掴めない」
というように、コミュニケーションを活性化させたい背景は様々です。
仮に「話しかけやすい関係性をつくることでより仕事がストレスなくできる」という原点で 「コミュニケーションが取れる機会をつくりたい」という想いが生まれ、
その結果、オンライン懇親会の開催に至ったのであれば、 当日のコンテンツは「同僚のことをもっと知る」をねらいにしたゲームやトークテーマを設定するなど、方向性が決まってきます。
このように、当日のコンテンツをつくる上でも目的を整理することは重要です。
事前アンケートを取ろう！
企画内容を検討する際、参加予定者に事前アンケートを取るのもオススメです。
「どんなオンライン懇親会に参加したいか」
「食事やおつまみ、飲み物は各自で用意したいか、宅配にしてほしいか」
「どんなゲームをやりたいか」
「ゲームとトークセッションのどちらに比重をおきたいか」など
事前に要望を聞いておくことで参加者との認識のズレが少ないオンライン懇親会になります。
「意外に家族参加が多そうだ」「景品よりも宅配弁当が嬉しいのか」など、もしかしたら想定していた答えと違う要望が見えてくるかもしれません。
また、事前にアンケートを取ることで
「幹事は、参加者のことを考えて企画してくれているんだな」「アンケートに答えたから参加してみよう」など、幹事の想いを伝える場になり、社員が積極的に参加することにもつながります。
アンケートをつくって書いてもらう手間はありますが、結果的に上述のようなメリットが多いです。
【事例】オンライン懇親会のスケジュール
当日の内容が決まったら、ゲームの順番やスケジュールを組んでいきましょう。
今まで当社で実際に行ったケースをもとに、スケジュール案を2つ、参加対象者別にご紹介します。
ケース➀ 家族対象
＜実施スケジュール例＞
日曜 朝10時～12時
・はじめの挨拶
・ゲーム4種
（チームに分かれて、お題に合わせて物を持ってくるゲームやジェスチャーゲームなど）
・チームの得点発表と得点に応じて賞品提示
ご家族の参加が多いオンライン懇親会では、お子さんと大人が一緒に楽しめるコンテンツの用意が鉄則です。
大人だけであればトークの時間を長くするのも良いですが、お子さんは退屈する可能性が高いのでビンゴやゲームの時間を長く取ることをオススメします。
開催日時もご家族が揃って参加しやすいタイミングを選ぶと、参加率がグッと上がります。
これはお子さんの年齢層によっても変わってくるため、事前にアンケートを取ると開催日時が決めやすいです。
イベントスタート時に「最後に賞品があります！」と伝えると、「なにかもらえるかも」と期待が高まり、子どもたちも最後まで飽きずに参加することができます。
いくつになっても賞品がもらえると思うとワクワクしますよね！
ケース➁ 新入社員対象
＜実施スケジュール例＞
平日 勤務時間内に開催するケース 2時間半
・はじめの挨拶
・チームに分かれて自己紹介ゲーム
・会社にまつわるクイズ
・配属部署ごとに分かれて先輩と懇親タイム
・終わりの挨拶
上記は、新卒・内定者に、「会社や先輩社員について、より知ってもらう機会をつくること」を目的にしたオンライン懇親会の例です。
オンラインで実施の場合、まだ会社の雰囲気をつかめていない新卒・内定者は、少し話しづらいと感じることも多いようです。
Zoomの背景に新卒・内定者の自己紹介になる画像を設定してもったり、プログラムの中に新卒・内定者の持ち込み企画枠をつくったりすると、懇親の時間の話題にもつながり、積極的に参加しやすい雰囲気になります。
また、ゲームなどでチームを作る場合は、先輩社員と新卒者を一緒にすることをオススメします。会社に関するクイズを一緒に考えたり、ゲームやトークテーマで話す機会をつくると、自然に打ち解けて、会話が生まれます。
オンライン懇親会は仕事とは関係ない話がしやすく、コミュニケーションのきっかけづくりになり、費用対効果が高いのではないでしょうか。
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オンライン懇親会の幹事を頼まれたけれど、どこから始めたらいいかお困りのみなさんが、 少しでも方向性が見えてきたら嬉しく思います。
当社では、コミュニケーションに特化した社内・団体向けイベントを2,000件以上実施してきました。
オンラインのイベントも150件以上を企画・運営したノウハウがありますので
「今回はいつもと違ったオンライン懇親会にしたい」
「企画・運営の一部でも外注にして、幹事の負担を減らしたい」など
ご要望あれば、お気軽に当社までお問い合わせください！